Suivi des temps en R&D : pourquoi Excel met vos financements à risque

Introduction

Dans les laboratoires de recherche et développement, le suivi du temps passé sur les projets scientifiques est souvent considéré comme une tâche administrative secondaire.

Pourtant, il joue un rôle stratégique.

Que ce soit pour piloter les projets, justifier les financements publics ou valoriser l'activité scientifique, la traçabilité du temps de travail en R&D devient un enjeu majeur.

Et pourtant, dans de nombreux laboratoires, ce suivi repose sur un simple fichier… Excel.

Un choix simpliste, qui peut rapidement devenir un risque pour la gestion des projets et des financements.

01 | Pourquoi le suivi des temps est stratégique en R&D

Dans un laboratoire, les scientifiques consacrent leur temps à de nombreuses activités :

• expérimentations
• analyses de résultats
• rédaction de rapports
• réunions scientifiques
• développement de nouvelles méthodes

Toutes ces activités constituent le cœur du travail de recherche.

Mais elles représentent également des coûts de recherche qui doivent être correctement attribués aux projets.

Un suivi fiable du temps permet notamment de :

• mesurer l'avancement des projets scientifiques
• identifier les ressources mobilisées
• améliorer le pilotage des projets R&D
• justifier l'utilisation des financements publics

Cela devient particulièrement critique lorsque l'entreprise bénéficie, par exemple, de dispositifs comme le Crédit Impôt Recherche (CIR).

⚠️ En cas de contrôle, l'administration attend une traçabilité claire et structurée du temps consacré aux activités de recherche.

02 | Les limites d'Excel pour suivre les temps au laboratoire

Excel est souvent le premier outil utilisé pour suivre les temps en R&D.

Simple à mettre en place, accessible à tous, il semble suffisant au départ.

Mais dès que l'activité se développe, ses limites apparaissent rapidement.

Une saisie chronophage et peu sécurisée

Avec Excel, le suivi des temps repose sur une saisie entièrement manuelle.

Un fichier Excel unique, partagé entre plusieurs collaborateurs, multiplie les risques :

• ❌ suppressions accidentelles,
• ❌ erreurs de formule,
• ❌ incohérences avec les activités réellement menées au laboratoire,
• ❌ modifications non tracées ou conflits de version.

Mais le risque ne s'arrête pas là.

Contrairement à un outil spécialisé, Excel n'émet aucune alerte en cas d'anomalie :

• ❌ heures incohérentes,
• ❌ dépassement du temps de travail,
• ❌ saisies le week-end ou les jours fériés, ...

Et bien souvent, ces problèmes ne ressortent qu'au pire moment : lors d'un audit ou d'une demande de justification.

Une traçabilité difficile à démontrer

En R&D, il ne suffit pas d'indiquer un nombre d'heures passées sur un projet. Il faut pouvoir relier ce temps à des travaux réels, datés et justifiables.

Lors d'un audit, il est donc nécessaire de démontrer avec précision :

• Qui a travaillé sur quel projet
• Quelles activités ont été menées et quels ont été les résultats
• Quand et combien de temps cela a duré

Avec Excel, les données sont souvent modifiables et difficilement vérifiables.

La crédibilité du suivi peut alors être remise en question.

Une vision limitée des projets

Un tableur Excel permet de totaliser des heures, mais il ne donne qu'une lecture partielle de l'activité scientifique.

Excel ne permet pas de relier facilement le temps passé avec les opérations menées au laboratoire :

• les expériences réalisées
• les résultats obtenus
• les ressources utilisées

Le suivi du temps devient alors déconnecté de l'activité scientifique réelle.

03 | Sécuriser le suivi des temps au laboratoire

Visualiser les temps passés par projet

Pour améliorer la réussite des projets, le suivi des temps doit être intégré dans un système global de gestion de projet.

L'objectif n'est pas simplement de compter des heures. Il s'agit de relier ce temps à l'activité opérationnelle.

Les responsables scientifiques peuvent ainsi :

• suivre l'avancement réel des projets
• identifier les activités les plus consommatrices de temps
• ajuster la répartition des ressources

Les données produites par les équipes deviennent alors un véritable actif stratégique.

Sécuriser les financements

La traçabilité des activités de recherche devient beaucoup plus solide.

Les informations sont liées aux projets et facilement exportables.

En cas de contrôle, le laboratoire dispose de preuves avec une documentation fiable et cohérente.

04 | L'approche proposée par Laby

Avec un logiciel de gestion de laboratoire comme Laby :

• ✅ Chaque collaborateur dispose d'un espace personnalisé pour enregistrer ses heures
• ✅ Des limites horaires peuvent être fixées selon les profils
• ✅ Les temps saisis sont liés aux projets et manipulations réalisées au labo
• ✅ Le calcul des temps est automatique par : personne, équipe, projet, activité
• ✅ Une période peut être verrouillée pour éviter les modifications ultérieures
• ✅ Les justificatifs peuvent être exportés sur Excel en un clic

Le suivi des temps devient une donnée connectée aux activités scientifiques pour assurer la cohérence et la traçabilité des informations saisies.

Conclusion

Le suivi des temps en recherche et développement ne doit pas être considéré comme une contrainte administrative.

Bien structuré, il devient un véritable outil de pilotage scientifique et financier.

Abandonner Excel pour un système adapté permet :

• de sécuriser les financements R&D
• d'améliorer la gestion des projets scientifiques
• de renforcer la traçabilité des activités de recherche

Autrement dit, de créer un environnement où les équipes peuvent se concentrer sur l'essentiel :

faire avancer la recherche et l'innovation.