Comment l'organisation du laboratoire stimule l'innovation

Introduction

Au laboratoire, les scientifiques regorgent de créativité et de savoir-faire. Ce qui les freine ? Une organisation artisanale : manque de visibilité, informations dispersées, stocks et équipements mal gérés.

Des dysfonctionnements qui ralentissent l’avancement des projets, engendrent des coûts inutiles et génèrent une frustration des équipes…

Vous reconnaissez ce quotidien ? Alors cet article va vous intéresser.

01 | Les limites d’une organisation artisanale en R&D

Beaucoup de scientifiques font face aux mêmes difficultés : retrouver une manip réalisée il y a deux ans, vérifier la disponibilité d’un réactif, éviter qu’un collègue utilise le même équipement au même moment…

Les symptômes d’un problème plus profond : une gestion des données non structurée et non centralisée ou reposant encore sur des outils bureautiques inadaptés et non interconnectés.

Des outils inadaptés pour innover

Cela se traduit concrètement par :

• Un cahier de laboratoire papier illisible et difficile d’accès
• Un protocole Word dont la dernière version est incertaine
• Des stocks mis à jour sur Excel occasionnellement
• Des équipements gérés via Outlook sans suivi précis
• Des rapports d’expériences hétérogènes générant des oublis

Le coût réel pour le laboratoire

Ces méthodes "artisanales", issues des premiers mois d’existence de l’entreprise, permettent de démarrer les activités de R&D avec un flux d’information et de ressources limitées… Mais à mesure que l’activité croît, elles peinent à suivre le rythme et les exigences réglementaires de la recherche moderne et révèlent des limites :

• ❌ Manque de visibilité sur les projets et ressources allouées
• ❌ Incapacité à assurer la traçabilité des données
• ❌ Difficulté à rassembler ou trouver des informations
• ❌ Multiplication des tâches chronophages
• ❌ Perte de temps à reproduire des activités déjà réalisées
• ❌ Rupture de stock, commande inutile ou produit périmé
• ❌ Problèmes logistiques, matériel indisponible ou hors service
• ❌ Incapacité à passer des audits et certifications, …

Plus la société grandit, plus ces fragilités s’accentuent et impactent la qualité et la performance.

« Chaque dysfonctionnement a un coût, en temps comme en argent. Et ce sont autant de ressources qui ne seront pas consacrées à l’innovation »

02 | Comment améliorer l’organisation du laboratoire

Ces freins organisationnels ne sont pas une fatalité. Ils trouvent tous leur origine dans l’absence d’un système global et intégré pour gérer les données et les opérations de recherche et développement.

Centraliser les données

L’objectif est de relier entre elles les différentes activités du quotidien d’un chercheur : protocoles, résultats, stocks, équipements, plannings, documents qualité.

En centralisant les données scientifiques dans un outil unique, on évite la perte d’information, on facilite la collaboration et on garantit la cohérence des activités ainsi que la qualité des projets.

Disposer de données fiables, centralisées et accessibles rapidement devient un atout stratégique pour rester compétitif face à d’autres entreprises de la R&D . C’est aussi la clé pour capitaliser sur le savoir-faire des équipes, conserver la mémoire des projets et valoriser tous les résultats obtenus.

Digitaliser les activités de R&D

Digitaliser un laboratoire, ce n’est pas seulement "mettre au propre" des procédures. C’est structurer une organisation capable de :

• Partager les données en temps réel
• Gagner en transparence sur les activités
• Améliorer la productivité des équipes scientifiques

Un laboratoire bien organisé et digitalisé permet de :

• Harmoniser les processus
• Éviter les doublons
• Accélérer les cycles de développement scientifiques
• Valoriser et protéger les données sensibles

Chiffres clés

Selon le 4ème Observatoire de la démocratisation des données mené par Odoxa - Opendatasoft, la maturité des organisations françaises en matière de valorisation des données a fortement progressé. Ainsi, 45 % des organisations ont déjà posé les bases d’un partage global de l’information. Et parmi les utilisateurs, 72 % perçoivent la donnée comme vecteur d’innovation pour la création de nouvelles offres et nouveaux services.

Les avantages observés par les utilisateurs :

• 84 % constatent un gain de temps
• 82 % notent une amélioration de l’efficacité
• 84 % admettent une prise de décision de meilleure qualité

3 Bénéfices concrets pour le laboratoire

📈 Gain de productivité

Moins de temps perdu = plus de temps consacré à la recherche.

☺️ Réduction du stress et satisfaction des équipes

Les équipes gagnent en clarté, sérénité, et autonomie.

🧠 Capitalisation du savoir scientifique

Les données deviennent un actif stratégique, valorisable dans la durée.

03 | Comment réussir sa transformation digitale

Avec un logiciel pour laboratoire adapté et un système d'information centralisé, les données sont structurées, les processus fiabilisés et les équipes libérées d’un grand nombre de tâches chronophages, pour se consacrer pleinement à la recherche et à l’innovation.

📘 Guide pratique à télécharger : Réaliser un cahier des charges

Choisir le bon outil ELN/LIMS

L’essentiel est de sélectionner une solution capable de suivre l’évolution de votre structure et de proposer une gamme complète de fonctionnalités utilisables selon vos besoins.

🏷️ Ce qu’il faut absolument vérifier

• Évolutivité du logiciel
• Facilité d’intégration et de prise en main
• Support & accompagnement
• Hébergement des données

⚠️ Attention aux solutions à tiroirs

Des outils paraissant abordables peuvent cacher :

• Des options essentielles payantes
• Un hébergement des données payant et inadapté
• Des frais de support ou de maintenance excessifs
• Une complexité d’usage freinant l’adoption

💡 L’approche Laby : flexibilité et accompagnement

• Une gamme complète d’outils accessibles
• Un hébergement libre selon votre politique informatique
• Une interface intuitive, pensée par des scientifiques
• Un support réactif et un accompagnement personnalisé

L’approche progressive

Pour intégrer un ELN ou LIMS, la meilleure approche consiste à avancer par étapes, en ciblant d’abord les besoins essentiels.

Ainsi, avec une solution comme Laby, il est possible de :

• Commencer par le cahier de laboratoire électronique (ELN)
• Lier les consommables et automatiser la gestion des stocks
• Ajouter les documents qualité et les versions de protocoles
• Intégrer la gestion des équipements (maintenance, réservation)

Et poursuivre la digitalisation des activités en fonction des besoins du laboratoire de R&D, pour une gestion : globale, fluide et adaptée. Par exemple :

• Créer des recettes et préparation de lots
• Protéger ses recherches avec la signature électronique
• Suivre le temps passé par projet
• Et bien plus !

Cette approche permet d’accompagner le changement au sein de l’organisation, de manière concrète et surtout durable.

Conclusion

Optimiser l’organisation du laboratoire est un axe de développement prioritaire pour permettre aux chercheurs de se concentrer sur leur principale mission : l’innovation.

En éliminant les freins logistiques, en automatisant la traçabilité et en garantissant la fiabilité et l’accès aux données, les équipes réussissent à gagner du temps pour la recherche et les projets avancent plus efficacement.

Les bénéfices se mesurent autant sur la productivité que sur la qualité des travaux menés et l’entreprise dispose d’un capital scientifique structuré, plus sûr et exploitable dans la durée.

Des conditions idéales pour innover !