Les entreprises R&D misent sur les outils digitaux pour accroître leur compétitivité

Introduction

Dans un environnement économique en constante évolution, la compétitivité des entreprises repose sur leur capacité à innover rapidement et efficacement.

Pour répondre à ces enjeux, la gestion des projets de Recherche et Développement évolue progressivement : autrefois basée sur des cahiers de laboratoire papier, elle se digitalise et transforme les pratiques pour gagner en qualité et rapidité.

Mais comment les outils digitaux transforment-ils la gestion des projets et activités de R&D et quels sont les bénéfices concrets pour les sociétés ?

01 | Les limites des méthodes traditionnelles

Les entreprises engagées dans la R&D gèrent généralement plusieurs projets en simultanée. Chaque projet comporte son lot de manipulations composées de ses propres spécificités en termes de protocoles, d’équipements ou de matières premières utilisées…

Ces éléments doivent être consignés avec une précision et une traçabilité irréprochables pour assurer la fiabilité des résultats, répondre aux exigences réglementaires et justifier les aides et investissements financiers dont la société peut faire l’objet.

Or de plus en plus de laboratoires constatent que les méthodes traditionnelles, souvent basées sur des cahiers de laboratoire papier et des tableurs Excel, atteignent rapidement leurs limites en terme de traçabilité jusqu’à remettre en question la qualité des résultats ou la reproductibilité des expériences sans avoir réellement les moyens d’évaluer la pertinence des données historiques.

Les équipes R&D déplorent également la perte de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée comme :

• Imprimer, découper et coller des résultats dans un cahier papier
• Mettre à jour manuellement l’inventaire des stocks sur Excel
• Feuilleter les pages d’un cahier pour retrouver une information
• Etc.

« Plus de 70 % des chercheurs ont essayé de reproduire les expériences d'un autre scientifique sans y parvenir. »

Selon une étude menée par Nature auprès de 1576 chercheurs, 1/3 ne disposent d’aucune procédure de reproductibilité au sein de leur laboratoire. Concernant les 2/3 restants, l'une des stratégies les plus populaires consisterait à demander à différents chercheurs de reproduire une expérience…

En plus de perdre du temps et de générer des coûts superflus pour la société, cela entraîne de la frustration pour les collaborateurs qui effectuent ces tâches.

Autant de facteurs qui poussent les entreprises à implémenter une solution « métier » pour capitaliser sur leur savoir-faire, améliorer la traçabilité et la fiabilité des données et faciliter le Tech Transfer.

Car même si Word et Excel restent de bons alliés pour analyser des résultats et éditer des rapports, ces outils « basiques » ne permettent pas de coordonner les équipes et d’assurer le lien entre chacune des opérations menées dans le cadre d’un projet de Recherche et Développement.

Sans compter les oublis et risques d’erreurs comme : l’emploi d’un protocole obsolète, des calculs basés sur des formules erronées, l’utilisation de lots périmés, la rupture de stocks, la manipulation d’équipements avec une déviation, etc.

02 | La transformation numérique comme moteur de croissance

Les outils informatiques apportent des réponses concrètes aux défis auxquels doivent faire face les entreprises, tels que : la multiplication des jeux de données, le besoin grandissant de collaboration et la nécessité de se conformer aux obligations réglementaires. Ils jouent un rôle clé dans la croissance des sociétés, en particulier celles engagées dans la Recherche et le Développement.

Selon le baromètre de France Num sur les PME et ETI françaises, les entreprises opérant une transformation numérique ont 2 fois plus de chance de connaître une croissance que les autres !

On constate que les équipes qui s’engagent dans cette voie améliorent leur organisation, réduisent les coûts et maximisent leur impact sur le marché.

03 | Améliorer la gestion de projet et maîtriser ses données

Avec des logiciels spécialisés tels que les ELN (Electronic Laboratory Notebook), les LIMS (Laboratory Information Management Software), ou une solution hybride telle que Laby, les données de recherche sont centralisées, tracées et protégées pour garantir leur intégrité et authenticité.

Vous maîtrisez le niveau d’information partagé selon le projet et/ou le profil du collaborateur (Project Manager, Technicien de laboratoire, Stagiaire, …).

La gestion des projets est centralisée et offre une vision claire des objectifs et priorités tout comme de l’avancement des tâches.

L’ensemble des données est organisé à chacune des étapes du projet et disponible en temps réel aux personnes disposant des droits d’accès. Cela améliore la coordination des équipes et facilite la prise de décision pour un gain d’efficacité.

Le moteur de recherche, avec des filtres et mots clés, vous permet de gagner du temps pour retrouver avec précision des informations avec des données fiables et contextualisées.

04 | Automatiser les processus et gagner du temps

Avec un système de gestion des données, votre équipe documente non seulement les données avec simplicité, retrouve des informations avec rapidité et automatise certains workflows.

Cela offre de nombreux avantages :

Réduction des erreurs : En automatisant certaines tâches, comme la mise à jour de la documentation qualité ou la gestion des stocks, vous réduisez les erreurs humaines et améliorez la fiabilité de vos résultats. Les chercheurs créent un test avec l’assurance d’utiliser la dernière version du protocole en vigueur et saisissent la quantité des produits consommés ce qui ajuste automatiquement, l’inventaire des stocks, la liste des réapprovisionnements...

Traçabilité automatique : Chaque donnée est consignée de manière structurée, ce qui vous permet de retracer facilement l’origine d’une observation et de faciliter la prise de décision. Un suivi particulièrement apprécié par les Responsables du laboratoire et très utile en cas d’audit ou de demande de certification.

Simplification des reporting : La collecte automatique des données vous permet de rassembler et consolider des informations en un clic pour générer des rapports fiables et rapides. Vous êtes en capacité d’exporter et analyser l’ensemble des ressources allouées à un projet (temps passés, consommables, équipements, …), es niveaux d’exposition des utilisateurs aux produits chimiques…

⏱️ Gain de temps constaté avec Laby : 4h / semaine / collaborateur.

L’automatisation des processus garantit une meilleure gestion des ressources par l’équipe dirigeante et des économies significatives pour l’entreprise.

05 | Assurer la qualité et le développement de l’innovation

Un système d’information comme Laby simplifie vos processus, accompagne la mise en conformité de votre société, et facilite le transfert de technologie. Il vous assure de conserver une trace de l’ensemble des activités effectuées au laboratoire :

• Intégration de nouveaux collaborateurs (internes ou externes)
• Gestion et prise de connaissance de la documentation qualité
• Consignation des expériences et cahier de laboratoire numérique
• Gestion du stock et suivi des approvisionnements par fournisseur
• Suivi des équipements, des réservations et maintenances
• Gestion des recettes et productions
• Signature des expériences par un tiers de confiance
• Etc.

La gestion des ressources est optimisée et le suivi rigoureux des projets permet de répondre plus sereinement aux exigences en cas d’audit. Toutes les informations sont accessibles en quelques clics et de façon précise ce qui réduit significativement les risques de rejet pour vos demandes de certifications.

Quant aux demandes de financements qui représentent un enjeux majeur pour l’innovation, l’utilisation d’outils numériques spécialisés est un gage de confiance dans le cadre de due diligence.

Ils permettent également de fournir des justificatifs pour les demandes de subventions publiques comme le Crédit d’Impôt Recherche (CIR) ou Innovation (CII) ; les appels à projets tels qu’I-Lab ou I-Nov ; les projets Européens dans le cadre du programme Horizon Europe, etc. :

• Des rapports détaillés avec les conclusions des résultats obtenus
• Un suivi des feuilles de temps par projet, activité, collaborateur
• Une liste des matières premières utilisées et des coûts associés
• Un suivi des instruments utilisés et de la durée sur le projet
• Etc.

Une aide précieuse pour les entreprises et gain de temps pour les dirigeants.

06 | Conclusion

En s’équipant d’outils adaptés, les entreprises ne se contentent pas seulement d’optimiser leurs opérations au laboratoire et de gagner du temps : elles se préparent à relever les défis futurs de la R&D avec plus d’agilité et d’efficacité.

En effet, l’intégration du digital ouvre la voie à une meilleure exploitation des données pour alimenter des modèles prédictifs et faire de l’IA un allier pour accélérer la mise sur le marché de ses innovations et l’industrialisation de nouvelles solutions.